Was ist eigentlich Office 365 und warum sollte ich es nutzen?

Seit einiger Zeit ist immer mehr von Office 365 zu hören, aber was ist das eigentlich und bringt dies auch mir einen Mehrwert?

Vielen Personen fällt es schwer, Office 365 richtig einzuordnen. Manch einer meint, es handelt sich dabei nur um die Onlineversionen von Word und Excel, manch anderer denkt, dies sei sowieso nur etwas für die ganz großen Unternehmen.
Eigentlich ist es sogar ganz einfach zu verstehen, jedoch hat Microsoft u.a. in der Vergangenheit teilweise den Namen geändert und so nicht wirklich zum Verstehen beigetragen. Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, dass es das eine Office 365 gar nicht gibt. Office 365 wird in verschiedenen Plänen angeboten, dabei trennt man diese grob in Business und Enterprise Pläne.  Grundsätzlich gibt es in beiden Bereichen jeweils 3 Pläne, welche vom eigentlichen Aufbau gleich sind. Ein Plan beinhaltet nur die Office-Anwendungen Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher, OneNote und Access für die lokale Installation, ein anderer Plan nur die Online-Dienste von Exchange, Skype for Business, SharePoint und mehr und ein dritter Plan beinhaltet beides: Office-Anwendungen und Onlinedienste.

Wo ist der Unterschied zwischen Business und Enterprise?

Während in den Business Plänen jeweils die Standard-Funktionen angeboten werden, kann man in den Enterprise Plänen die erweiterten Enterprise Funktionen, wie z.B. das persönliche Mailarchiv, Voicemail, Business Intelligence sowie die Bereitstellung auf einem Terminalserver nutzen. Die Business Pläne sind für maximal 300 Benutzer vorgesehen, während die max. Anzahl der Enterprise Pläne keine Grenzen kennt. Alle Pläne können innerhalb eines Unternehmens gemischt werden.

Und warum Office 365 Business oder ProPlus und nicht Office 2016?

Ach ja, ein ganz wichtiger Punkt ist noch, dass es sich bei Office 365 immer um ein Nutzer-Abo (regelmäßige Gebühren) handelt, die Lizenz einer Person zugewiesen wird und diese immer Zugriff auf die neuesten Funktionen hat. Wie wurden denn bisher oft neue Versionen von Software in den Unternehmen eingeführt? Adhoc, wenn neue Hardware angeschafft wurde und dann wurde die erworbene Software so lange eingesetzt, bis kein Support mehr verfügbar war, neue Hardware angeschafft wurde oder der Anwender nicht mehr mochte. In der Zwischenzeit wurden für den Arbeitsplatz neue Versionen ausgelassen, andere Mitarbeiter im Unternehmen erhielten neue Hardware und somit auch neue Software, und zwar die dann jeweils aktuelle. Und so sammelte sich über die Jahre in den Unternehmen ein ziemliches Durcheinander in den Office Versionen und Editionen. Neben unzufriedenen Mitarbeitern, da nicht alle die gleichen Funktionen nutzen konnten, war ein Wechsel von einer alten Version auf eine neue sehr umständlich, da sich die Oberfläche deutlich verändert hatte.

Mit Office 365 profitieren Sie dagegen jederzeit von den neuesten Funktionen und die Lizenz ist nicht mehr an die Hardware gebunden, sondern an den Anwender. Dieser darf die Office Anwendungen auf bis zu 5 PCs oder Macs installieren und aktivieren, sowie die Office Apps auf 5 Tablets und auf 5 Smartphones nutzen – also auf insgesamt bis zu 15 Geräten!  Ich suche übrigens immer noch den Anwender, der mit 15 Geräten nicht auskommt 😉 Und zusätzlich hat man auch noch Zugriff auf die Onlineversionen von Word, Excel und PowerPoint, und zwar von jedem beliebigen Gerät.

Ich freue mich, Ihnen in den kommenden Blogbeiträgen Office 365 weiter näher zu bringen. Dabei erzähle ich von interessanten Fallbeispielen und erkläre die einzelnen Produkte detailliert.